Kenapa harus ada kick off sebelum proyek dimulai? dan apa yang akan terjadi bila renovasi tidak melalui tahapan ini? jawabannya sederhana yaitu akan banyak terdapat celah yang berpotensi untuk terjadi penyimpangan-penyimpangan.
Kita tahu bahwa pelaksanaan proyek harus sesuai dengan keinginan semua pemangku kepentingan antara lain regulasi pemerintah, tepat waktu dalam penyelesaian dan sesuai anggaran biaya yang akan dikeluarkan, tidak ada re work maupun extended work dan lain lain. Kick-off meeeting merupakan kesempatan terbaik bagi manajer proyek untuk mensinergikan timnya. Selama pertemuan ini, manajemen proyek harus dapat membangun rasa bersama, tujuan umum proyek dan memulai memahami kepentingan setiap individu. Point penting dalam kick-off meeting adalah membuat semua peserta fokus dan terintegrasikan kedalam tim proyek.
Agenda:
Sebuah agenda yang kuat dan jelas adalah suatu keharusan untuk sebuah kick-off. Agenda dapat berupa tujuan proyek, timeline project, faktor-faktor kunci sukses proyek, jadwal komunikasi atau meeting rutin lanjutan. Pastikan terlebih dulu Anda mengedarkan agenda rapat kepada semua peserta, dengan cara ini semua peserta menyadari struktur apa yang harus digunakan untuk mencapai hasil akhir pada kick off meeting.
Presentasi proyek:
Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk membawa semua peserta ke platform yang sama dan ketika pertemuan dimulai, manajer proyek harus mengambil alih pertemuan dan memberikan pengantar singkat untuk setiap item. memperkenalkan peran proyek dan menekankan alasan mengapa peserta ditugaskan untuk peran masing-masing.
Bicarakan tentang proyek secara detil dan bagaimana mengembangkan rencana proyek itu sendiri. Sampaikan bahwa Anda sangat terbuka untuk saran demi kemajuan proyek dengan uraian yang cukup. Menekankan fakta bahwa proyek masih pada tahap awal dan mengharapkan dukungan peserta atau bantuan dari orang lain untuk penyelesaiannya atau membuatnya lengkap. Kenali hambatan-hambatan yang berpotensi akan terjadi dan atau tugas-tugas yang menantang dalam jadwal proyek.
Menetapkan target :
Memutuskan waktu yang tepat untuk mengadakan rapat rutin dengan agenda seputar kemajuan proyek. Menekankan perlunya partisipasi semua orang untuk pertemuan rutin lanjutan sebagai tindaklanjut dari proses pengawasan pelaksanaan proyek.
Anda perlu untuk menjelaskan lebih lanjut kepada tim dalam merencanakan beberapa kegiatan kerja sama setelah kick-off inidan mengatur teamwork agar selalu solid. Strategi berbicarakan didepan tentang waktu kerja penyelesaian proyek adalah hal yang terbaik agar sluruh peserta tahu sehingga dapat membantu penyelesaian proyek dengan mempertahankan kehidupan kerja yang stabil.
Rencana komunikasi:
Komunikasi adalah salah satu aspek utama dari sebuah proyek. Oleh karena itu, kick-off harus menekankan rencana komunikasi proyek seperti apa. Berikut beberapa pertemuan yang berlangsung selama siklus hidup proyek seperti,
Kita tahu bahwa pelaksanaan proyek harus sesuai dengan keinginan semua pemangku kepentingan antara lain regulasi pemerintah, tepat waktu dalam penyelesaian dan sesuai anggaran biaya yang akan dikeluarkan, tidak ada re work maupun extended work dan lain lain. Kick-off meeeting merupakan kesempatan terbaik bagi manajer proyek untuk mensinergikan timnya. Selama pertemuan ini, manajemen proyek harus dapat membangun rasa bersama, tujuan umum proyek dan memulai memahami kepentingan setiap individu. Point penting dalam kick-off meeting adalah membuat semua peserta fokus dan terintegrasikan kedalam tim proyek.
Agenda:
Sebuah agenda yang kuat dan jelas adalah suatu keharusan untuk sebuah kick-off. Agenda dapat berupa tujuan proyek, timeline project, faktor-faktor kunci sukses proyek, jadwal komunikasi atau meeting rutin lanjutan. Pastikan terlebih dulu Anda mengedarkan agenda rapat kepada semua peserta, dengan cara ini semua peserta menyadari struktur apa yang harus digunakan untuk mencapai hasil akhir pada kick off meeting.
Presentasi proyek:
Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk membawa semua peserta ke platform yang sama dan ketika pertemuan dimulai, manajer proyek harus mengambil alih pertemuan dan memberikan pengantar singkat untuk setiap item. memperkenalkan peran proyek dan menekankan alasan mengapa peserta ditugaskan untuk peran masing-masing.
Bicarakan tentang proyek secara detil dan bagaimana mengembangkan rencana proyek itu sendiri. Sampaikan bahwa Anda sangat terbuka untuk saran demi kemajuan proyek dengan uraian yang cukup. Menekankan fakta bahwa proyek masih pada tahap awal dan mengharapkan dukungan peserta atau bantuan dari orang lain untuk penyelesaiannya atau membuatnya lengkap. Kenali hambatan-hambatan yang berpotensi akan terjadi dan atau tugas-tugas yang menantang dalam jadwal proyek.
Menetapkan target :
Memutuskan waktu yang tepat untuk mengadakan rapat rutin dengan agenda seputar kemajuan proyek. Menekankan perlunya partisipasi semua orang untuk pertemuan rutin lanjutan sebagai tindaklanjut dari proses pengawasan pelaksanaan proyek.
Anda perlu untuk menjelaskan lebih lanjut kepada tim dalam merencanakan beberapa kegiatan kerja sama setelah kick-off inidan mengatur teamwork agar selalu solid. Strategi berbicarakan didepan tentang waktu kerja penyelesaian proyek adalah hal yang terbaik agar sluruh peserta tahu sehingga dapat membantu penyelesaian proyek dengan mempertahankan kehidupan kerja yang stabil.
Rencana komunikasi:
Komunikasi adalah salah satu aspek utama dari sebuah proyek. Oleh karena itu, kick-off harus menekankan rencana komunikasi proyek seperti apa. Berikut beberapa pertemuan yang berlangsung selama siklus hidup proyek seperti,
Meeting rutin mingguan untuk membicarakan progress dan status proyek. Selain itu, Anda dapat menggunakan saluran komunikasi lainnya seperti e-mail, web.forum, message messenger, teleconverence. Pada akhir pertemuan kick-off, buka sesi Question & Answer yang memungkinkan anggota tim untuk mengekspresikan diri secara bebas. Jika waktu tidak cukup untuk memfasilitasi semua anggota tim, minta mereka untuk mengirim pertanyaan dan umpan balik melalui e-mail. Setelah Anda melihat e-mail, Anda dapat mengatur agar pembahasan lain untuk mengatasi.
Kesimpulan:
Ada empat bidang utama yang harus ditekankan saat memimpin kick-off sebagia berikut:
1) Bersiaplah untuk pertemuan-pertemuan lanjutan
2) Menetapkan mereka tanggung jawab dan menjadi tim yang solid
3) Mengembangkan dan memelihara kerja sama tim.
4) Tunjukan kualitas kepemimpinan Anda.
Kesimpulan:
Ada empat bidang utama yang harus ditekankan saat memimpin kick-off sebagia berikut:
1) Bersiaplah untuk pertemuan-pertemuan lanjutan
2) Menetapkan mereka tanggung jawab dan menjadi tim yang solid
3) Mengembangkan dan memelihara kerja sama tim.
4) Tunjukan kualitas kepemimpinan Anda.
ooo000ooo
Tidak ada komentar:
Posting Komentar