Perpaduan yang solid antara peripelaku ‘efisiensi’ dan ‘tertib administrasi’ diyakini manajemen akan dapat menghemat biaya tenaga kerja dan biaya umum administrasi dalam jumlah yang signifikan. Contohnya jika Anda akan melakukan sesuatu tanpa persiapan atau asal-asalan dan tidak didukung dengan data yang akurat, pasti hasilnya akan banyak timbul error atau rework, dimana error dan rework itu sendiri merupakan hal yang merugikan perusahaan terutama pada bahan baku dan waktu proses.
Diatas tadi adalah pendekatan dari model teory, lantas bagaimana dalam implementasinya? Tahukah Anda bahwa prinsip efisiensi sesungguhnya memiliki banyak sekali sisi yang bisa dipraktekkan dalam perilaku sehari-hari? Membuat perencanaan yang matang adalah salah satunya contoh konkrit, artinya seorang yang membuat perencanaan dengan teliti dan cermat, maka akan punya peluang keuntungan yang lebih besar dibandingkan dengan mereka yang mengerjakan sesuatu secara terburu-buru.
Perencanaan yang matang sangat dibutuhkan agar Anda bisa mencapai target sesuai dengan apa yang Anda inginkan dan bahkan hasilnya mampu melampaui rambu-rambu pencapaiannya. Rambu-rambu dimaksud antara lain tengat waktu proses lebih pendek, pemakaian bahan baku lebih efisien dan tingkat kepuasan yang lebih optimal.
Efisiensi tidak hanya bermuara pada saat proses pembuatan saja, tetapi juga dalam cara berpikir (soft skill)
Seorang supir telah merencanakan rute mana yang akan ditempuhnya, tetapi apakah ia sudah berpikir lebih dulu soal hambatan yang akan dihadapi pada rute yang akan ditempuh itu? dan apakah ia sudah membandingkan dengan seksama waktu tempuh, biaya dan energi yang dibutuhkan pada beberapa rute pilihan? Mungkin ada rute tertentu yang berjarak pendek, namun lalu lintasnya sangat ramai cenderung macet (getting stuck) dan aspalnya rusak. Dengan begitu rute tersebut menjadi tidak ekonomis lantaran lebih banyak memakan waktu dan energi selain juga sangat berbahaya. Jadi efisiensi bukan hanya membuat perencanaan yang tepat, tetapi juga memperhitungkan kemungkinan kejadian yang tak terduga.
Efisiensi juga bisa berarti tidak menunda-nunda pekerjaan. Makna efisiensi yang satu ini bisa dikaitkan sekaligus dengan tertib administrasi. Membereskan administrasi sesegera mungkin akan dapat mencegah timbulnya hal-hal atau masalah yang tidak diinginkan di kemudian hari. Artinya, tertib administrasi dapat dijadikan sebagai bagian dari penyelesaian suatu masalah, karena dengan adanya tertib administrasi, bisa dibilang 50% permasalahan itu telah terselesaikan. Efisiensi juga bisa dikaitkan dengan kebiasaan menaruh barang di tempat yang patut dan mudah dijangkau. Ini akan membantu Anda untuk menemukan barang tersebut dengan cepat dan mudah. Juga dapat menghindarkan Anda dari kemungkinan yang memalukan karena telah menuduh orang yang sama sekali tidak bersalah. Pada proses pencatatan surat masuk dan keluar atau data-data accounting dan dokumen-dokumen penting lain telah diarsipkan dengan baik dan telah dibuatkan database secara lengkap dengan fungsi-fungsi pencarian dan fungsi update data yang semuanya berjalan dengan normal, sehingga akan dapat ditemukan dengan cepat saat dibutuhkan. Juga membuat sistem keamanan yang baik, sehingga dapat mencegah dokumen dan surat-surat penting lainnya tidak jatuh ke tangan orang yang tidak tepat (menghindari risiko hukum dan risiko financial akibat tuntutan)
Gagasan bahwa waktu itu amat berharga, tidak pernah keliru. Karena itu dalam penerapannya, jangan pernah membuang waktu untuk hal-hal yang tidak berguna. Lakukanlah sesuatu yang bisa memberikan manfaat positif bagi Anda untuk saat ini dan di masa yang akan datang. Cara lain mengefisiensikan waktu adalah mengerjakan sesuatu sekaligus sampai selesai. Cobalah untuk mengkombinasikan tujuan yang kurang produktif dengan yang lebih produktif. Misalnya ketika sedang menunggu di tempat praktek dokter, di airport atau manapun, kegiatan pasif ini dapat menjadi aktif dengan membaca sesuatu yang bermanfaat. Ini tentu menghemat waktu dibandingkan jika Anda menggunakan waktu khusus untuk membacanya.
Bawalah selalu buku catatan untuk mencatat gagasan apa saja yang secara tiba-tiba muncul. Namun Anda juga perlu berhati-hati, karena melakukan dua hal sekaligus memang efisien, namun tidak mudah dan hasilnya juga tidak selalu baik.
Dengan mencoba menerapkan prinsip-prinsip efisiensi di atas, percayalah akan banyak dana, tenaga dan waktu yang dihemat. Kalau sudah begitu, selanjutnya teliti kembali perubahan apa yang perlu Anda lakukan untuk menjadi lebih efisien. Jangan takut mengubah cara Anda dalam melakukan suatu pekerjaan. Tentu saja jika Anda bekerja dalam suatu perusahaan dan berada di bawah koordinasi atasan, akan lebih bijaksana jika dibahas bersama dengannya. Apalagi jika itu merupakan perubahan yang mendasar dalam kebiasaan kerja di perusahaan Anda. Karena seringkali apa yang Anda pikir itu efisien, ternyata malah memberikan dampak sebaliknya bagi perusahaan.
Hal lain yang tidak kalah penting dalam efisiensi adalah keseimbangan dimana peduli lingkungan harus mendapat perhatian cukup ekstra. Jangan menjadi orang yang serba sempurna, merasa jengkel tiap kali ada waktu atau tenaga yang terbuang. Hal ini dapat merugikan kesehatan Anda dan pasti akan mengurangi keceriaan Anda dan orang-orang di sekitarnya. Tidak ada gunanya suatu tugas dilakukan dengan efisien jika tanpa ada kehangatan dalam kehidupan. Bila Anda bekerja bersama orang lain, ingatlah tidak semua orang dapat mengembangkan tingkat efisiensi yang sama. Untuk jangka panjang, seorang karyawan yang penuh sukacita walaupun agak kurang efisien, akan lebih dapat diandalkan dari pada pekerja yang amat sangat efisien namun mengerjakan tugas dengan terpaksa, tanpa keriangan, hanya seperti sebuah mesin. Jadi, efisiensi ada tempatnya. Janganlah menjadi budak efisiensi, tetapi biarlah efisiensi menjadi budak Anda.****
Tidak ada komentar:
Posting Komentar