KEGIATAN BERBASIS BIAYA

Ada sejumlah model biaya yang digunakan dalam domain bisnis, yang salah satunya dikenal dengan nama aktivitas berbasis biaya. Aktivitas berbasis biaya dapat didefinisikan sebagai kegiatan dalam organisasi yang selalu diidentifikasikan dengan penetapan biaya. Seluruh kegiatan organisasi yang menghasilkan jasa atau barang, pada saatnya akan sampai pada proses perhitungan harga pokok jasa atau harga pokok barang. Kapan aktivitas biaya dihitung? adalah saat mulai kegiatan dilakukan sampai dengan kegiatan selesai dilaksanakan dalam satu siklus proses memproduksi barang atau jasa. Dengan kata lain, kegiatan berbasis biaya adalah kegiatan menetapkan biaya langsung (direct cost) dan biaya tidak langsung atau (overhead cost).

Ambil contoh misalnya ada sejumlah kegiatan yang dilakukan oleh organisasi bisnis yang memiliki banyak department. Proses yang terjadi di organisasi tersebut meliputi kegiatan fase perencanaan, fase manufaktur atau teknik dan fase penjualan serta after sales. Dari awal hingga akhir kegiatan terdapat saling berkontribusi antara satu dengan yang lainnya dalam memproduksi barang atau menawarkan layanan kepada pelanggan akhir. Dengan mengidentifikasi biaya untuk fungsi kontrol kualitas, maka manajemen dapat mengenali biaya untuk setiap produk, layanan, atau sumber daya yang ada. Pemahaman ini sangat membantu Top Manajemen untuk menjalankan bisnis dapat berjalan lancar.

Implementasi di organisasi:

Bila saatnya manajemen puncak berkomitment untuk mengharuskan pelaksanaan kegiatan berbasis biaya dalam organisasi, maka yang pertama kali dibutuhkan adalah manajemen yang bersifat komprehensif tentang kesadaran bagaimana dapat bekerja dan berinteraksi dengan proses berbasis biaya. Efiseinsi dan efektifitas menjadi sasaran utama yang harus dicapai diseluruh lini. Sebelum melaksanakan kegiatan berbasis biaya diseluruh bagian (department) organisasi, jalankan terlebih dulu satu department sebagai pilot project dan pilih department yang merupakan department dengan model cost center atau department yang menderita kerugian. Kenapa? Cost center department merupakan bagian dari organisasi yang tidak menghasilkan keuntungan secara langsung dan malah hanya menambah biaya perusahaan saat beroperasi. Contohnya research and development departments, help desks and customer service/contact centers. Meskipun tidak selalu terbukti menguntungkan, namun cost center biasanya mampu menambah pendapatan langsung atau memenuhi beberapa mandat perusahaan lainnya dan uang yang dihabiskan untuk penelitian dan pengembangan, misalnya, diharapkan dapat menghasilkan inovasi yang menguntungkan di masa depan. Investasi atas innovasi yang direalisasikan harus dapat meningkatkan lebih banyak pelanggan dan loyalitas customer. Cost center department memang memiliki dampak negatif terhadap laba dan merupakan sasaran yang mudah untuk di-rollbacks dan PHK ketika anggaran dipotong. Keputusan operasional di sebuah contact center, biasanya didorong oleh pertimbangan biaya yang diperlukan.

Prosedur untuk keberhasilan pelaksanaan Activity Based Costing (ABC) didalam organisasi:

Membentuk tim khusus yang bertanggung jawab melaksanakan kegiatan berbasis biaya. Tim khusus ini bertugas mengidentifikasi dan menilai kegiatan penggunaan dana padan produk dan jasa. Tim khusus memilih subset dari kegiatan yang harus dilaksanakan untuk kegiatan berbasis biaya. Tim khusus mengidentifikasi elemen kegiatan dan memilih elemen kegiatan yang terlalu banyak menyerap dana serta melakukan verifikasi untuk mengendalikan dana tersebut dengan menjadi se efisien mungkin. Yang menjadi fokus adalah pengendalian pada fixed cost dan variable cost dan catatlah pada system software Activity Based Costing. Kemudian melakukan perhitungan dan menghasilkan laporan untuk pengambilan keputusan oleh manajemen. Berdasarkan laporan tersebut, manajemen dapat mengidentifikasi langkah-langkah yang harus diambil guna meningkatkan margin dengan dasar kegiatan yang lebih efisien. Langkah-langkah dan keputusan-keputusan yang diambil manajemen umumnya dikenal sebagai manajemen berbasis aktivitas.

Dalam proses ini, manajemen telah membuat keputusan bisnis untuk mengoptimalkan kegiatan tertentu dan menghapus beberapa kegiatan lain yang boros dana.

Tantangan yang harus dihadapi:

Kadang-kadang, organisasi menghadapi risiko menghabiskan terlalu banyak waktu, uang dan sumber daya yang digunakan pada mengumpulkan dan menganalisis data yang diperlukan untuk suatu kegiatan ABC.

Para pengambil keputusan tidak tahu bahwa model kegiatan ABC seperti apa yang dapat digunakan di seluruh organisasi. Manajemen kurang memahami konsep-konsep ABC dan tidak terlibat dalam proses implementasi ABC.

Kesimpulan:

Kegiatan berbasis biaya adalah cara yang berbeda dalam memandang biaya organisasi untuk mengoptimalkan margin.Jika ABC dilaksanakan dengan pemahaman yang benar untuk tujuan yang benar, maka dalam jangka panjang investasi akan menghasilkan keuntungan yang besar pada organisasi.

ooo000ooo